Embaucher un premier salarié est une étape décisive pour toute entreprise en croissance. Cette démarche marque le passage à un nouveau statut d’employeur, avec des responsabilités et des formalités à respecter. Cet article vous guide à travers les démarches essentielles pour assurer une embauche conforme et efficace.
Compléter les formalités administratives
Avant d’embaucher un salarié, ou de s’équiper d’un logiciel de paie, il est impératif de remplir certaines formalités administratives. La première étape consiste à faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette déclaration doit être effectuée en ligne sur le site de l’Urssaf, au plus tard 8 jours avant le début du contrat de travail. Cette procédure permet de s’affilier au régime général de la sécurité sociale et à l’assurance chômage.
Pour simplifier ces démarches, les entreprises peuvent utiliser le service TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Ce service permet de gérer à la fois la déclaration préalable à l’embauche et la rédaction du contrat de travail en une seule opération, simplifiant ainsi la gestion administrative.
Rédiger et formaliser le contrat de travail
Même si vous avez déjà établi une promesse d’embauche, il faudra faire signer un contrat à votre salarié. Le contrat de travail établit les relations entre l’employeur et le salarié. Il peut s’agir d’un CDI (Contrat à Durée Indéterminée) ou d’un CDD (Contrat à Durée Déterminée). Un contrat écrit est obligatoire pour les CDD, tandis que pour les CDI, bien que non obligatoire, il est fortement recommandé.
Le contrat de travail doit préciser plusieurs éléments essentiels tels que la description du poste, les modalités de rémunération et les conditions de travail. Sa rédaction peut être effectuée en interne ou confiée à un professionnel, comme un expert-comptable, pour garantir sa conformité aux régulations en vigueur.
Mettre en place un registre unique du personnel
La création d’un registre unique du personnel est une obligation pour tout employeur. Ce document doit inclure les informations concernant tous les employés, qu’ils soient en CDI, CDD, stagiaires, apprentis ou en contrat de professionnalisation. Les informations à inscrire comprennent :
- Identité du salarié : nom, prénom, date de naissance, nationalité et sexe.
- Fonctions exercées : poste occupé, qualification.
- Dates d’entrée et de sortie : au sein de l’entreprise.
- Type de contrat : signé avec l’entreprise.
Il est important de tenir ce registre à jour et de le modifier à chaque changement concernant les employés ou les conditions d’emploi.
Organiser la gestion de la paie
La gestion de la paie implique la remise d’un bulletin de paie à chaque versement de salaire. Ce document est encadré par la législation et doit être conservé pendant une durée minimale de 5 ans. En parallèle, l’employeur doit soumettre une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois via le service net-entreprises.fr. Cette déclaration transmet les informations relatives aux salariés à diverses administrations.
Votre expert comptable propose souvent ce service, car la gestion de la paie est complexe et fortement réglementée. Si vous souhaitez passer par une autre structure que votre comptable, Il est conseillé de se faire accompagner par un cabinet spécialisé, ou de se doter d’une solution de paie en ligne si vous prévoyez d’internaliser cette compétence, pour assurer la conformité des pratiques et se conformer aux exigences légales. Un tel accompagnement peut également faciliter l’exécution des autres formalités liées à l’embauche.
Bien accueillir votre salarié pour l’impliquer sur la durée
La phase d’on-boarding, c’est-à-dire l’accueil de votre nouveau collaborateur, est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. En effet, les premiers jours sont clés pour la nouvelle recrue, et un pourcentage non négligeable de salariés mettent eux-même fin à leur période d’essai, car ils n’ont pas trouvé leur place au sein de l’entreprise qui les accueille. Veillez donc à accorder le temps nécessaire à votre employé, surtout s’il s’agit du premier, pour lui faciliter son intégration.