Depuis l’arrivée, il y a un peu plus d’un an, de la crise sanitaire liée à la pandémie du virus Covid-19, le monde du travail a été bouleversé ainsi que son fonctionnement. En effet, suite aux recommandations gouvernementales, quasiment tous les collaborateurs ont dû être mis en mode télétravail par leurs dirigeants afin de les préserver du virus et d’éviter sa propagation.
La mise en place du télétravail : un processus nécessitant outils et nouvelles habitudes
Les premiers retours d’expériences du télétravail mis en place lors des périodes de confinement ont démontré que les salariés étaient beaucoup plus productifs qu’au bureau… si bien que les français souhaiteraient que le télétravail fasse partie intégrante de leur quotidien. De ce fait, pour faire durer ces bénéfices et augmenter la productivité des collaborateurs, le télétravail doit être encore plus optimisé et encadré. Mais, comment optimiser le suivi du télétravail pour assurer une bonne organisation et éviter une perte de performance dans votre entreprise ? Nous allons vous proposer dans la suite de cet article un certain nombre de conseils qui pourront permettre aux dirigeants et aux ressources humaines de bien gérer et optimiser le suivi du télétravail en entreprise.
Avant toute chose, vous devez vous assurer que tous vos collaborateurs soient bien équipés du matériel nécessaire pour travailler (ordinateur portable, téléphone, d’un casque audio, d’un écran supplémentaire et même d’un bureau/siège si besoin). De plus, il est primordial de veiller à ce que chacun dispose d’une connexion Internet de qualité.
Utiliser le Cloud pour fluidifier les échanges de documents et la communication
Pour faciliter et fluidifier le travail de vos collaborateurs, il est important de leur faciliter l’accès aux outils de communication et de collaboration mis à disposition via le Cloud sécurisé. Le cloud permet d’échanger tous types de fichiers, que ce soit des éléments financiers, de communication et de ressources humaines allant même jusqu’au logiciel congés, permettant aux collaborateurs de poser leurs CP et RTT de façon fluide et sans friction.
Mettre en place de réunions ou points réguliers afin de conserver le contact avec ses équipes
Il est important, malgré la distance, de conserver le lien social avec les équipes pour que la communication continue dans la fluidité. En organisant des points récurrents, cela permettra d’avoir un suivi sur le travail de vos collaborateurs mais également de conserver la relation de confiance. grâce à la mise en place d’objectifs à courts et moyens termes.
Ces points peuvent se faire par téléphone mais également par visioconférence pour maintenir l’esprit d’équipe. Ces réunions n’ont pas nécessité de durer des heures, il suffit d’une quinzaine de minutes pour échanger avec efficacité et qualité.
Mettre en place un outil de gestion des tâches en partage
La mise en place d’un outil de gestion en partage permet aux équipes d’avoir un suivi régulier des évolutions des tâches attribuées à chaque collaborateur, qui fera également office to do list. Cet outil permettra en plus du suivi de quantifier les performances des uns et des autres, et de mesurer leurs productivités pendant le télétravail, en mettant en place des tableaux de suivi indiquant les données suivantes :
- Temps de réalisation de chaque d’objectif (jours/heures travaillées)
- Taux de réalisation des objectifs court terme
- Taux de réalisation des objectifs long terme
Délimiter un cadre entre les horaires de travail et la vie privée des collaborateurs
Respecter les temps de connexion et le droit à la déconnexion des collaborateurs est primordial. En effet, Il est important de bien respecter les horaires de travail des collaborateurs tout en veillant bien à ne pas empiéter sur leur temps de déconnection et leur vie privée. En effet, être en télétravail ne signifie pas travailler à toute heure en débordant sur la vie sociale et familiale. Il est recommandé que le collaborateur et le manager puissent se mettre d’accord sur les horaires de travail et les heures limites pour recevoir des appels professionnels.
Améliorer et estimer la satisfaction et le bien-être des collaborateurs
Il est fortement recommandé de questionner régulièrement les collaborateurs au sujet de leur satisfaction et bien être dans le télétravail. Ces données sont importantes et peuvent avoir un effet bénéfique sur la productivité. Si vos collaborateurs se sentent bien, valorisés, écoutés et encadrés dans le télétravail cela impactera considérablement leur investissement ainsi que leur productivité. Pour s’en assurer, les dirigeants doivent mettre en place des questionnaires sondages pour recueillir les retours et réagir si nécessaire. De plus, la mise en place de points d’évaluations régulières pourront permettre aux collaborateurs d’améliorer son efficacité et sa productivité mais également son bien-être tout en travaillant de chez lui.