Quitter une entreprise ou l’on a passé de nombreuses années n’est pas une chose aisée, même quand la décision émane du salarié et qu’il s’en va pour un nouveau poste et s’en va vers de nouveaux horizons. Il faut accompagner ce processus de façon méticuleuse pour que cette séparation se déroule dans les meilleures conditions possibles. C’est pour cette raison que quitter une société ou demander le départ d’un de ses salariés doit se faire de façon saine et bienveillante.
Les services des Ressources Humaines ont commencé à prendre le sujet très au sérieux. En effet, au même titre que de préparer l’arrivée d’un collaborateur, il est important d’en faire de même pour le départ d’un collaborateur. C’est pour cela que les métiers RH ont décidé de mettre en place des procédures, afin d’accompagner comme il se doit le départ d’un salarié. Ce processus de clôture s’appelle dans le jargon RH le Offboarding. Mais quelles sont les étapes à suivre pour effectuer un départ de collaborateur en bonne et due forme ? Voici tous les conseils que vous pourrez suivre pour réussir cette étape clé et clôturer la relation avec votre futur ex-employé.
Offboarding : de quoi s’agit-il exactement et à quoi ça sert ?
L’offboarding est la période de transition qui vient clôturer définitivement le départ d’un salarié. L’offboarding concerne la sortie d’un collaborateur de l’entreprise, que ce soit une décision désirée ou non. Il est important de donner le même traitement peu importe la raison de ce départ, afin de laisser une bonne image, que ce soit du côté du salarié mais également du côté de l’employeur.
En effet, il faut toujours garder en tête que le monde de l’entreprise est petit, surtout si le futur ex-collaborateur rejoint un autre groupe concurrent : il serait dommage que celui-ci véhicule une image négative de la société qu’il quitte et de ses dirigeants. D’autant plus qu’il est fort possible qu’il soit amené à croiser vos clients ou prestataires lors d’un événement ou d’un salon professionnel. Un collaborateur qui quitte l’entreprise de façon très saine et bienveillante continuera de diffuser une image valorisante de son ex-employeur, puisqu’il partira avec de bons souvenirs et ne retiendra que le positif de son temps passé dans la société.
C’est pour toutes les raisons énumérées qu’il est primordial de bien soigner les relations d’arrivées (appelées “Onboarding RH”) et de départs. De plus, le salarié sortant pourrait être concerné par un phénomène qu’on appelle « boomerang rehire ». En effet, il arrive parfois que des collaborateurs ayant quitté une entreprise y reviennent quelques années plus tard sur des fonctions ou rôles plus stratégiques.
Quelles sont les procédures administratives à mettre en place ?
Pour clôturer le départ d’un salarié et recueillir un maximum d’informations avant la séparation définitive, il est important de suivre un processus méthodique.
Entretien de point d’étape final entre le collaborateur et le manager / RH
Lorsque le collaborateur annonce son futur départ, quelle que soit la raison qui le pousse à le faire, il est intéressant de prendre le temps d’échanger avec lui afin d’avoir un retour d’expérience sur son temps passé au sein de l’entreprise, sur le poste, sa relation avec le manager et les collègues. De plus, vous pouvez également profiter de cet entretien pour faire un point sur l’évolution du collaborateur depuis son intégration. Cela permettra au salarié partant de prendre conscience de sa valeur, son implication et sa participation au succès des projets avant son départ. À très court terme, cet échange précieux permettra à la direction des Ressources Humaines d’améliorer le processus d’intégration en cas de nécessité mais également la relation managériale.
Organisez avec le collaborateur une période de passation progressive pour le remplaçant
Maintenir des relations solides avec le collaborateur partant vous permettra de faire une passation efficace avec le collaborateur entrant, surtout si vous avez pu anticiper le remplacement en recrutant un nouveau collaborateur sur le poste vacant. Le futur ex-salarié pourra ainsi former le nouvel arrivant comme il se doit, en l’aidant au mieux, pour que la prise en main de son nouveau poste soit efficace et simple.
De plus, l’intégration du nouveau salarié se passera au mieux, car il n’aura pas le sentiment d’être livré à lui-même. Dans le cas où le remplacement n’a pu se faire à temps, il vous sera possible de demander au collaborateur sortant de préparer un manuel afin de faciliter son intégration. Ce guide devra regrouper toutes les informations utiles permettant une bonne prise en main des missions qui l’attendent, mais également sur les équipements et formations dont aura besoin le nouveau salarié.
Informer son équipe
Informer vos collègues en amont est très important. Bon nombre de salariés gardent cette information confidentielle à la demande du manager, par peur de déstabiliser les équipes. Mais en réalité, plus on attend, plus cela suscitera des questions auprès des équipes, ce qui pourrait également entraîner un choc brutal lors de l’annonce. Pour ces raisons, il est fortement recommandé d’annoncer en toute transparence le départ du collaborateur.
Invitation au pot de départ
Sceller le départ d’un collaborateur est important, c’est pour cela qu’il est conseillé de célébrer le départ par un pot de départ. Cet évènement convivial permet au collaborateur de rassembler tous ses collègues afin de les remercier, et d’échanger une dernière fois avec eux avant son départ. Le collaborateur partira sur une note positive, et les anciens collègues conserveront un bon souvenir de celui-ci. Après le départ, il est recommandé et utile de garder le contact avec les anciens collègues, cela permettra d’alimenter votre réseau professionnel et de conserver des liens. Cela peut-être toujours utile.
Documents à remettre et à récupérer
À son départ, les ressources humaines devront remettre au collaborateur un certain nombre de documents, comme le solde de tout compte, le certificat de travail, le remboursement des dernières notes de frais. Le collaborateur devra également remettre son équipement comme son ordinateur, son téléphone et son badge. Il devra également restituer, s’il en bénéficie, sa voiture de fonction avec les clés et documents du véhicule. Les services RH devront par la suite se mettre en lien avec les services concernés pour désactiver les accès et protéger les données. Le collaborateur sortant pourra également demander une lettre de recommandation mettant en avant ses compétences.
En cas de départ d’un intérimaire
Que ce soit un contrat en CDI, CDD ou même un intérimaire, le processus d’intégration et de départ sont les mêmes. Les contrats avec une durée fixée ont aussi leur impact, en effet, ils pourront communiquer des avis positifs auprès de l’agence intérim et des intérimaires.
L’offboarding est une phase importante pour clôturer le dossier du salarié sortant. Cette étape est souvent prise à la légère, et peut avoir des répercussions négatives sur Internet, notamment sur des sites d’avis salariés comme Glassdoor… et nuire à l’image de marque de l’entreprise.