Office manager est un métier récent encore méconnu du grand public français, c’est un terme beaucoup utilisé dans les pays du nord de l’Europe. Souvent confondu avec le poste d’assistant de direction ou celui d’assistant administratif, il se situe entre la direction et l’assistanat. Les principales entreprises qui recrutent sont les cabinets comptables, les PME et surtout les start-up qui engagent beaucoup d’office manager. Voilà pourquoi ce poste est lié au monde de l’innovation, du web et du digital grâce aux start-up.
L’objectif principal d’un office manager est de décharger le directeur général afin qu’il puisse se concentrer sur l’aspect commercial (acquérir des clients et les fidéliser) et managérial (manager ses collaborateurs) de l’entreprise. Il est amené à gérer des tâches administratives, juridiques, comptables, RH, ainsi que certaines actions de communication (ex : évènementiel, relation presse, communication interne etc…).
Plus précisément, il a pour mission :
– Réception des appels téléphoniques.
– Traitement du courrier entrant et sortant.
– Assistanat commercial (devis, factures, règlements).
– Prise en charge des recrutements (fiches de poste, réception des candidats).
– Gestion de la trésorerie.
– Organisation des réunions et des différents événements internes.
– Gestion des fournitures et du mobilier de bureau.
Les missions qui lui sont attribuées ne peuvent être complètement prédéfinies, ses tâches dépendront de l’activité de la personne qu’il assiste.
Un bon office manager se doit d’être avant tout polyvalent, il détient un panel de missions tellement large que c’est une qualité indispensable pour occuper ce poste. Il devra faire preuve d’organisation et d’autonomie pour ainsi faciliter le directeur général dans son travail. D’un point de vue plus technique, le profil doit être à l’aise avec les différents outils bureautique de type Pack Office (Word, Excel, Outlook…), avoir une maîtrise parfaite de la langue française et un bon relationnel, car à travers les différents échanges par email ou bien par téléphone avec les clients et les fournisseurs, l’office manager représente l’entreprise.
Dans la majorité des cas les recruteurs exigent une formation de niveau bac +2 minimum, bien qu’il puisse être demandé un bac +3 ou même un bac +5. Il existe plusieurs diplômes qui forment au métier d’Office manager principalement les BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI. Les licences et masters en management sont aussi adaptés. L’idéal serait d’avoir au moins une expérience en tant qu’Assistant de direction.
Le salaire dépend évidemment de son expérience. Il peut varier entre 30 000€ et 50 000€ annuel.
Article rédigé par Loïc CONDÉ