La majorité des professionnels tous secteurs confondus sont d’accord pour dire que les évènements en ligne sont l’avenir. Ces salons à distance ont l’énorme avantage de rassembler des personnes du monde entier sans se déplacer et ainsi toucher une audience plus large. Dans notre article du jour, nous allons expliquer pourquoi cette tendance est amenée à perdurer et comment organiser un salon virtuel réussi.
Les salons virtuels : un atout majeur en période de pandémie
Avec la crise du covid 19, nous avons vu à quel point les événements virtuels ont été une excellente alternative qui a permis à bon nombre d’entreprises de continuer à promouvoir leur activité. En effet, l’événementiel est l’un des secteurs d’activité qui a été le plus impacté par la crise sanitaire. Beaucoup d’entreprises qui ont pour habitude d’organiser régulièrement des conférences webmarketing par exemple ont dû être contraintes de digitaliser leurs salons pour respecter les mesures sanitaires.
Il faut savoir, que bien avant la pandémie, les salons virtuels en ligne étaient un concept déjà répandu et très prometteur, la crise n’a fait qu’accentuer l’importance d’implémenter ses événements online dans sa stratégie digitale. Vous souhaitez à votre tour organiser un événement virtuel pour promouvoir votre business ? Voici X bonnes pratiques pour réussir son salon virtuel 100 % en ligne.
5 bonnes pratiques pour organiser un évènement digital réussi
D’après le baromètre annuel de la CCI Paris Ile-de-France, entre mars et décembre 2020 ce sont pas moins de 317 salons professionnels qui ont dû être annulés ou dans le meilleur des cas, repoussés pour être réorganisés en version numérique. Les événements virtuels offrent de nouvelles opportunités. Voici nos conseils qui vous guideront dans l’organisation de votre événement en ligne.
1- Anticipez vos actions, soyez organisé
Il est évident que la mise en place d’un salon en ligne nécessite un minimum d’organisation et de préparation, d’autant plus que certaines actions devront être planifiées bien en amont. Instaurez un planning ou vous daterez chaque étape importante de votre projet, comme le lancement des invitations, la communication sur les réseaux sociaux, la création des stands…
2- Choisissez la bonne plateforme
Il existe de nombreuses solutions numériques spécialisées dans l’hébergement de salons virtuels tels que Teemew Events, VRrOOm, VirBELA ou encore MEETINVR pour ne citer qu’eux. Prenez le temps de choisir le bon prestataire qui s’occupera de tout coordonner. Misez sur une plateforme évolutive et flexible qui soit en totale adéquation avec vos objectifs et qui répondra aux attentes de votre public cible.
3- Choisissez des formats courts et interagissez avec votre public
Il ne faut pas oublier qu’il ne suffit que d’un clic pour que le visiteur “virtuel” quitte votre évènement. Alors faites en sorte qu’il soit tenu en haleine en réfléchissant au contenu et surtout à la durée des interventions. Rester devant un écran peut devenir très vite lassant et demande plus d’effort et d’attention qu’un salon en présentiel. Petite astuce : inspirez-vous des émissions de divertissements, plus ils sont courts, plus ils captent l’attention des spectateurs. La durée d’une conférence doit être bien plus courte lorsqu’elle a lieu on line. Optez pour des vidéos de courtes durées. N’oubliez pas d’interagir avec votre public et donnez-leur l’occasion d’intervenir et d’échanger à travers des questions, des quizz et des sondages par exemple. Il est important d’impliquer votre audience. Gardez toujours en tête que, pour qu’un salon virtuel soit réussi, il faut créer un monde virtuel propice à la prise de parole et à l’échange
4- Communiquez sur votre événement et créez de l’engouement
À l’instar d’un événement en présentiel, assister à un salon en ligne ne nécessite pas d’organisation particulière pour les participants (exit l’achat de billet de train, de réservation à l’hotel…). De ce fait, on oublie plus souvent une manifestation à distance. Pour éviter que cela ne se produise, vous pourriez créer une landing page sur laquelle seront diffusés des informations pertinentes telles que les thématiques qui seront abordées, le programme détaillé avec les horaires de chaque intervention et leur durée, la liste des intervenants… Pour finir, misez sur une stratégie de communication digitale de qualité avant le salon, pendant et après celui-ci.
5- Après l’évènement, relancez vos invités et remerciez-les
Après votre événement digital, vos actions organisationnelles ne doivent pas s’arrêter là. Une fois votre salon en ligne terminé, prenez le temps de remercier tous les participants qui ont été présents à travers tous vos réseaux sociaux. Ensuite, relancez par mail les visiteurs pour qu’ils se souviennent de votre entreprise et qu’ils gardent contact avec vous. Profitez-en pour échanger avec eux ainsi qu’avec les exposants et votre équipe en leur demandant ce qu’ils ont pensé de l’événement. Lorsqu’on organise ce genre d’événement digital, il est toujours opportun de s’évaluer. Le feedback des participants vous permettra de relever les points forts de cette journée mais également de pointer certains points faibles qu’il faudra corriger.
Et pour finir, il est important de prendre conscience qu’il est impossible de transposer en ligne le programme prévu initialement pour un salon physique et de le reproduire à l’identique. Néanmoins il est tout à fait concevable d’organiser un salon virtuel aussi interactif et riche en échange en appliquant nos 5 bonnes pratiques.