Dans toutes les entreprises, l’entretien annuel est une obligation. Pour l’entreprise c’est un moment privilégié pour faire le point avec tous les collaborateurs. Cela permet de mieux connaître chaque salarié, et d’en savoir davantage sur le moral des troupes. L’objectif est d’offrir aux collaborateurs un espace de dialogue constructif, nécessaire à leur motivation.
Pour tirer profit autant que possible de cet entretien, il est nécessaire de bien le préparer, que ce soit du côté des collaborateurs que de l’entreprise.
Comment préparer votre trame d’entretien ?
Managers : comment préparer l’entretien annuel d’évaluation de vos collaborateurs ?
Faites un bilan à la fois quantitatif et qualitatif
La première étape est de dresser un bilan de l’année passée. Si c’est un collaborateur qui était déjà présent lors du précédent bilan, vous pourrez vous appuyer sur les objectifs que vous aviez fixé ensemble lors du dernier entretien annuel. Vous devez savoir si ces objectifs ont été atteints ? Comment ? Si non, pourquoi ?
Choisissez les données les plus pertinentes pour dresser votre bilan quantitatif. En fonction du poste occupé, il peut s’agir par exemple de dossiers traités, de ventes menées à termes, ou encore de projets réalisés.
Ces données quantitatives sont à mettre en perspective avec les données qualitatives. Pour cela, il est nécessaire de déterminer les éléments qualitatifs du travail fourni, en adéquation avec le poste occupé par le collaborateur. Il peut alors être question de la satisfaction des clients, des capacités d’organisation dans le travail, des capacités à prendre des initiatives.
Lors de ce bilan, commencez par aborder les aspects positifs, les forces du collaborateur. Evitez d’employer des formulations trop négatives concernant les points négatifs du bilan, car elles s’avèrent peu constructives et bien souvent source de démotivation.
Fixez les objectifs de l’année à venir
Réfléchissez aux objectifs à atteindre en lien avec les objectifs des années précédentes, mais aussi en fonction des orientations de l’entreprise. Les objectifs à atteindre sont aussi directement liés aux points négatifs soulevés lors du bilan. De la même manière que vous avez dressé le bilan, fixez des objectifs quantitatifs et qualitatifs.
Evitez de fixer des objectifs quantitatifs trop élevés, au risque de susciter du stress qui peut s’avérer néfaste pour le collaborateur. Privilégiez les objectifs qui donnent envie aux collaborateurs de relever des défis et de se surpasser. Les objectifs qualitatifs, vous permettent d’aborder de manière plus positive les éventuels défauts de votre collaborateur, notamment en matière de savoir-être et de savoir-faire.
Favorisez l’expression de chacun
L’entretien annuel n’est pas uniquement un bilan réalisé par le supérieur hiérarchique. Il est primordial que ce soit un moment d’échange, un espace de communication privilégié.
Pour permettre que le collaborateur soit totalement acteur de son entretien, vous pouvez prévoir de lui proposer de réaliser lui-même le bilan de l’année écoulée.
Il est très intéressant et instructif de savoir comment votre collaborateur perçoit son travail, ses points forts et ses difficultés. De même, vous pouvez prévoir de laisser votre collaborateur fixer lui-même les objectifs de la prochaine année.
Cela vous permettra d’ouvrir une réelle discussion quant aux progrès à faire, que ce soit au niveau de la quantité, que de la qualité.
Prévoyez le temps nécessaire pour que vos collaborateurs puissent s’exprimer librement.
Favorisez la reconnaissance du travail fourni
Au moment de l’évaluation annuelle, n’hésitez pas à féliciter vos collaborateurs lorsque cela est mérité.
Recherchez des exemples concrets que vous pourrez utiliser pour mettre en avants les points forts que vous aurez remarqué. Pour conserver leur motivation au travail, il est nécessaire que les collaborateurs voient leur travail et leurs efforts reconnus et récompensés.
En amont de l’entretien renseignez-vous pour connaître les éventuelles promotions, augmentations de salaire, changement de poste, ou formations proposés par l’entreprise.
Vous pourrez ainsi répondre directement aux possibles demandes des collaborateurs. Soyez à l’écoute de leurs demandes, tant au niveau de leur rémunération que de leurs ambitions en matière d’évolution de carrière.
L’entretien annuel est un moment important au niveau de la gestion des ressources humaines. Pour ne rien oublier, il est primordial de bien préparer cet entretien.
Concevez une trame d’entretien qui vous permette de réaliser le bilan de l’année écoulée, mais aussi d’aborder les objectifs futurs.
Planifiez vos entretiens de manière à ce que vous puissiez consacrer du temps de qualité à chaque collaborateur. Prévoyez un temps de parole libre pour que chacun ait la possibilité de s’exprimer librement.
Il est possible d’innover en utilisant des formes d’entretien annuel plus originales. Par exemple vous pouvez demander à plusieurs personnes d’évaluer un collaborateur.
Salariés : comment préparer son entretien annuel d’évaluation avec son responsable ?
De manière générale, on constate que l’entretien annuel d’évaluation effraye parfois les salariés. Cependant, avec une bonne préparation mentale et technique, cette étape peut très vite être une simple formalité. Commencez par avoir confiance en vous, notamment si le travail fourni tout au long de l’année a été suffisant et efficace de votre point de vue, et de celui de vos collaborateurs proches.
Afin de gagner en estime à l’égard de votre employeur, nous suggérons ici quelques conseils et astuces vous permettant de bien préparer votre entretien annuel.
Entretien annuel, le préalable requis
Comme toute préparation, celle de l’entretien annuel d’évaluation doit procéder en plusieurs étapes. Avant toute chose, il est de votre devoir, en tant qu’employé, d’avoir un avis honnête sur votre propre travail. En d’autres termes, vous devez établir votre bilan personnel.
À partir de là, vous aurez déjà une idée au sujet de la qualité de votre productivité et de la qualité de vos efforts durant cette année. Grâce à cette rétrospective, vous serez alors en mesure d’en tirer des conclusions rationnelles, et anticiper les éventuelles remarques de votre n+1.
Élaborer une liste exhaustive pour la préparation
Quelle que soit la situation, faire une liste a toujours son importance. De toute évidence, cette technique est nécessaire, car elle vous aide à vous organiser. Pour bien structurer la préparation de l’entretien annuel d’évaluation, subdivisez votre liste en quatre catégories :
- votre constatation sur l’année antérieure ;
- votre projet pour l’année future ;
- vos objectifs passés et prochains ;
- votre prétention salariale.
L’année antérieure, qu’est-ce que vous avez constaté ?
Ici, vous allez écrire tout ce que vous avez pu ressentir ou remarquer pendant l’an passé. Que ce soit des sujets positifs ou négatifs, l’essentiel est que vous apportez une critique constructive vis-à-vis de l’entreprise à l’heure de l’entretien. Par la même occasion, essayez de proposer des idées enrichissantes qui se rapportent à votre poste.
Quels seront vos éventuels projets avec l’entreprise ?
Dans cette section de votre liste, vous êtes libre de noter vos intérêts pour votre employeur. Profitez-en pour proposer des initiatives concernant l’amélioration de votre performance. Autrement dit, vous pouvez présenter des challenges contre vous-même dans le but d’augmenter votre productivité et celle de l’entreprise. Par ailleurs, inscrivez aussi les remarques sur lesquelles l’entreprise doit se concentrer, selon votre opinion en tant qu’expert dans votre domaine.
Quels étaient les objectifs du passé et quels sont ceux de l’avenir ?
Pour ce qui est du passé, vous allez trier les objectifs atteints et ceux qui sont inachevés. Évidemment, vous devez noter les lacunes qui ont contribué à l’inachèvement de ces résultats espérés. Toujours dans cette liste, proposez à votre employeur de nouveaux objectifs à réussir pour l’année suivante. En vue de faciliter l’accomplissement des objectifs principaux, subdivisez ceux-ci en plusieurs objectifs spécifiques.
Quelle fourchette de salaires proposeriez-vous pour l’année prochaine ?
Après avoir fait la rétrospective de votre travail de l’année antérieure, vous aurez sûrement une nouvelle prétention salariale à soumettre, afin d’obtenir une augmentation annuelle. Accordez toujours vos propositions avec des arguments cohérents, tout en étant flexible à l’offre de votre manager.
Qualitatif et quantitatif, deux sujets à distinguer
Les valeurs quantitatives renferment surtout la production de l’entreprise et le nombre de clients. À l’opposé, la dimension qualitative comprend spécifiquement la qualité des services offerts et les compétences techniques.
Ce que vous devez faire, c’est d’identifier sur lequel de ces deux points vous étiez performants lors de l’année passée. Par exemple, si votre aptitude a contribué à l’augmentation de la production ou des ventes, vous pouvez évoquer cette qualité pour gagner en estime pendant l’évaluation annuelle.
La mise en exergue de l’aspect qualitatif du travail vous aide à prendre conscience de vos points forts, mais également de vos points faibles. Ainsi, vous pouvez choisir l’axe de compétence que vous voulez à tout prix perfectionner.
Le jour de l’entretien, les comportements professionnels à adopter
Maintenant que vous avez fini d’établir votre plan d’approche, le jour de l’entretien annuel est arrivé. Dans le but de favoriser votre succès, voici quelques astuces contenant les comportements à adopter devant votre employeur.
Rester positif et rationnel
Dans cette situation, ouvrez-vous à toutes les éventuelles critiques de la part de votre N+1. Considérez simplement ses opinions comme des remarques constructives. Soyez donc à l’écoute de votre employeur et évitez toutes sortes de conflits pendant votre discussion. Lorsque votre tour de parler est venu, essayez de trouver un compromis sur les points sur lesquels vous n’êtes pas d’accord. Répondez toujours de manière modeste et rationnelle.
Partager des informations et des opinions personnelles, en toute humilité
Vous devez aussi savoir que pendant le moment de l’entretien, votre employeur attend votre opinion. Cela dit, soyez proactif et partagez-lui les informations utiles. Votre réactivité est un bon signe sur le fait que vous vous intéressez à l’avenir de l’entreprise.
Contrôler sa posture
Tout au long de l’entretien, ayez une attitude professionnelle. N’optez jamais pour une posture décontractée. En cas de stress, essayez de cacher que vous êtes sous pression, sinon, votre capacité serait remise en doute. Affichez toujours un air naturel qui correspond à votre personnalité.