Comment organiser une réunion de travail efficace et productive ?
Lorsqu’une réunion est mal organisée celle-ci peut très vite devenir ennuyeuse et par conséquent contre-productive ce qui n’est pas du tout le but recherché en soi. A contrario, si celle-ci est bien préparée, captivante, animée avec dynamisme tout en respectant un plan cohérent elle remportera un franc succès auprès de l’auditoire car, oui, une réunion ne s’improvise pas, elle se prépare !
15 étapes à suivre pour animer efficacement une réunion de travail
Vous êtes chargé(e) d’organiser la prochaine réunion au travail ? C’est une première pour vous, vous appréhendez ce moment là ? Vous manquez de confiance en vous ? Nous vous livrons les 15 règles à suivre pour une réunion de travail optimale :
1- Démarrer et finir la réunion à temps
Soyez ponctuel et imposez-vous un timing strict. N’oubliez pas que certaines personnes trouvent le temps long et perçoivent les réunions comme une perte de temps énorme. Evitez les discours à rallonge, allez à l’essentiel au risque de voir vos collègues bailler de fatigue ou rêvasser en observant les mouches voler ou encore pire naviguer sur leurs téléphone. Donc fixez une heure de démarrage et une heure de fin et faites en sortes de les respecter.
2- Fixer l’objectif de la réunion au démarrage.
Annoncez la couleur dès le début : Donnez l’ordre du jour et définissez les objectifs que vous aurez au préalable envoyé aux participants afin qu’ils soient préparés à la réunion.
3- Distribuer les interventions d’une façon équitable
Afin que votre réunion ne vire pas en cours de récréation, veillez à limiter le temps de prise de parole des participants et soyez équitable envers chacun d’entre eux. En limitant leur interventions vous assurez le bon déroulement des échanges
4- Respectez le temps alloué à chaque axe
Faites en sorte que cette réunion soit structurée aussi bien du point de vue du contenu que du temps consacré à chaque sujet.
Munissez-vous d’un chronomètre si le besoin s’en fait ressentir et accordez à chaque partie de votre réunion un temps défini.
5- Contrôler ses propres interventions
En plus de donner la parole à vos collaborateurs de manière égale, vous devrez veiller à limiter la vôtre, le but étant de favoriser l’échange entre les participants.
6- S’assurer de la participation de tous les participants
Il y a ceux qui aiment monopoliser la parole sans modération et à l’opposé il y a ceux qui, trop réservés ou intimidés, ne sont pas du tout à l’aise à l’oral. Parce que vous aurez certainement dans votre assemblée des profils complètement différents, votre rôle sera de mettre en confiance les personnes les plus timides qui ont sûrement des choses très cohérentes à dire et de recentrer les plus bavards afin d’assurer un parfait équilibre.
7- Garder l’attention de l’équipe
L’objectif le plus difficile d’une réunion est de captiver l’attention de l’assemblée du début jusqu’à la fin, faites preuve de dynamisme, animez les débats et mettez une bonne dose d’ambiance.
8- Résumer chaque point avant de passer au suivant
Si votre réunion comporte plusieurs axes, prenez soin de résumer chacun d’entre eux avant de passer au prochain, ainsi vos collaborateurs garderont le fil de la réunion facilement.
9- N’invitez que les personnes concernées par le thème de la réunion
Soyez cohérent lors des invitations, choisissez bien les participants. N’allez pas convier Paul de la comptabilité alors que la réunion concerne une restructuration du pôle des RH. Il faut que les participants y trouvent un réel intérêt alors choisissez bien votre public et ciblez-le.
10- Suivre la mise en oeuvre des décisions prises
Cette réunion vous permettra de collecter des idées et débouchera sûrement vers de nouvelles résolutions, des engagements…Respectez-les.
11- Donnez de la vie à votre réunion
Briser la routine, faites en sorte que cette réunion soit participative, que les prises de paroles pertinentes fusent. Orientez les débats et faites-les progresser pour qu’il soient productifs. Faites de votre réunion, un outil de travail efficace !
12- Favorisez les échanges
Pour favoriser l’expression libre du groupe, restez neutre et objectif afin de garantir un environnement propice aux échanges. Facilitez les prises de paroles, questionnez, recadrez, faites émerger les idées, collectez les propositions et régulez le débat.
13- Boostez la créativité des participants
L’une de vos missions, au cours de cette réunion, sera d’encourager au maximum les participants à s’impliquer plus activement.
14- Sachez gérer les confits
Animer une réunion c’est aussi savoir recadrer les échanges un peu trop vifs, gérer les désaccords et les différences d’opinions. N’hésitez pas à recentrer les débats vers les objectifs du jour.
15- Sachez conclure
C’est le moment de fermer le débat, faites-le en synthétisant ce qui a été énoncé et ce qui a été décidé au cours de la réunion. Ne négligez pas cette étape cruciale qui sert de transition entre la théorie et la mise en pratique de tout ce qui a été exposé précédemment.
Paris : trouver une bonne salle de réunion
De nos jours, il y a toujours plus d’entreprises où les salariés sont essentiellement en télétravail. Il est également possible que les mêmes bureaux d’une entreprise soient dispatchés dans différents endroits dans une ville. Il est donc important de trouver de bonnes Salles de réunion à paris quand on souhaite réunir ses équipes pour travailler. Vous pourrez en trouver de nombreuses différentes, qui pourront répondre à toutes vos attentes.
Si vous cherchez avant tout une salle de réunion agréable, qui fera plaisir à vos collaborateurs pour la beauté du lieu, vous pouvez opter pour un superbe hôtel ou encore une péniche. Il sera également possible d’opter pour des salles de réunion plus originales comme des salles dans des salles qui vous offrent la possibilité d’organiser la réunion dans un espace agréable comme un salon ou dans un espace de coworking.
Pour vous faciliter la tâche, mieux vaut passer par des spécialistes de la réservation de tels lieux, car vous aurez la garantie d’en trouver un facilement aux bonnes dates. Vous pourrez également trouver des espaces qui vous permettent d’accueillir un événement plus convivial comme un pot après la fin de la réunion.
Retrouvez l’infographie complète ci-dessous :
