Écriture collaborative : 8 services en ligne pour rédiger un texte à plusieurs

Pour faire simple, l’écriture collaborative est le fait d’écrire à plusieurs sur un même document. Ainsi, un groupe de personne va travailler sur un texte en commun, le commenter et le modifier à sa guise. Ce travail collaboratif est devenu possible grâce aux nouvelles technologies qui ont digitalisé l’écriture, passant d’un support physique à un support numérique. Cette écriture numérique va créer une dynamique d’échanges et de collaboration entre les différents contributeurs qui rendront le texte vivant et enrichi du savoir de chacun. Pour rédiger un document, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers les logiciels de traitement de texte en ligne qui offrent de nombreux avantages. Il existe diverses solutions de rédaction collaborative sur le marché. Dans cet article, nous vous listerons les 8 outils en ligne indispensables à connaître pour l‘écriture partagée.

8 solutions de traitement de texte en ligne

1- Google drive : Outil de travail collaboratif à distance (gratuit)

Le géant du web Google a créé tout un ensemble d’outils de travail collaboratif gratuit en ligne. Issu du domaine de la bureautique ces différents supports viennent sans difficulté concurrencer les outils de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentations des suites Windows et Open Office qui avaient le monopole jusqu’à présent. Facile d’utilisation et très complet, l’outil Google drive permet d’intégrer à la fois un traitement de texte type Word, un tableur type EXCEL, une présentation type POWERPOINT, un générateur de formulaires et enfin un outil pour dessiner.

Si vous souhaitez uniquement consulter un document Google Drive (traitement de texte, tableur ou logiciel de présentation), vous pourrez le faire même si vous n’avez pas de compte Gmail. Cependant si vous  souhaitez créer, modifier un document existant et le partager, vous devrez impérativement créer un compte de messagerie Gmail. L’inscription se fait en quelques clics et est totalement gratuite.

Mais là où Google se démarque sans conteste, c’est dans le nombre de participants à travailler sur le même projet ( 50 collaborateurs maximum). Cette grande capacité n’est pas le seul avantage non négligeable qu’offre Google. En effet, cet outil a d’autres sérieux atouts :

• La gratuité que nous avons déjà évoqué plus haut;
• L’accès à ses Google documents par une simple connexion internet;  
• Possibilité d’importer ses documents de son ordinateur vers Google documents et inversement. Google Drive permet de stocker toutes ses données dans le Cloud;
• Réaliser et travailler à plusieurs collaborateurs sur différents types de documents;
• Attribuer à certains contributeurs la capacité d’éditer le document ou simplement de le visualiser;
• Partager ses réalisations sur le net avec ses contacts ou directement sur un site;
• Travailler en mode « hors connexion » ce qui permet à l’utilisateur de créer un nouveau document qui sera synchronisé dès que sa connexion sera rétablie;
• L’enregistrement automatique des données ce qui évite de perdre les dernières modifications.

Les divers services de Google Drive sont accessibles à tous et faciles d’accès. Ils peuvent s’avérer être très bénéfiques et performants dans l’organisation et la gestion au sein d’une entreprise puisque l’outil offre une connexion multiple au document, le partage des données, une diversité des supports…

Pour en savoir plus : Google Drive (https://www.google.com/intl/fr_ALL/drive/)

2- Microsoft Teams : la solution de rédaction collaborative en entreprise (payante)

Microsoft Teams, comme son nom l’indique, est une application qui permet de créer des équipes et de collaborer avec. Lancée il y a plus de 3 ans par Microsoft, la solution collaborative totalise plus de 330 000 entreprises utilisatrices dans pas moins de 181 pays dans le monde entier. Le logiciel est décliné en 25 langues et apporte un véritable travail d’équipe et de collaboration au sein des organisations. Teams se présente comme un espace numérique sur lequel les collègues de travail peuvent échanger entre eux. Utilisée simultanément avec SharePoint, l’application d’écriture collaborative permet aux entreprises de regrouper sous forme de canaux de conversations, plusieurs outils différents tels qu’une salle de conversation, un espace de dépôt documentaire, un plan de travail, feuille de temps, espace collaboratif (associé à SharePoint). Ainsi,  les membres d’une équipe pourront retrouver tous ces outils centralisés sur une seule et même plateforme sans avoir à naviguer et à se perdre entre les différents portails.

En plus de gérer le travail de votre équipe, les outils de Teams vous propose :

• Plus de 250 applications et bots intégrés (PowerPoint, Excel, Skype, OneNote…);
• capacité maximale de 500 000 utilisateurs;
• les conversations (chat);
• le partage des documents;
• l’organisation des visio conférences ( à travers l’application Skype qui est directement intégré dans la solution);
• l’intégration de contenu « social »  grâce aux nombreuses fonctionnalités natives;
• la planification des séances;
• travailler avec des documents SharePoint;
• générer des rapports statistiques et/ou dashboards grâce à Power BI (nécessite une inscription préalable).

Microsoft Teams est une solution intéressante qui proposent des fonctionnalités aussi bien efficaces qu’intuitives. Quelque soit l’endroit ou vous vous trouvez, vous aurez toujours accès à vos ressources. En un clic, vous restez joignable pour votre équipe, vous pourrez rejoindre les réunions en ligne, répondre aux discussions. La plateforme collaborative contribue à une meilleure coordination des tâches au sein de votre structure et à plus d’interaction et de cohésion entre ses membres. Son abonnement coutera pour chaque utilisateur 5$ par mois.

Cependant, Microsoft propose également une déclinaison gratuite de Microsoft Teams. Cette offre s’adresse aux PME et se limite à 300 utilisateurs pour une capacité de stockage incluse de 2Go par utilisateur et 10Go de stockage partagé.

Pour en savoir plus : Microsoft Team (https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software)

3- Zoho : l’outil en ligne pour l’écriture partagée (payant)

Zoho Doc est une plateforme fondée en Inde en 1996 qui permet de stocker et de partager des fichiers depuis un compte personnel Zoho ou via les outils Google, Facebook ou encore Yahoo. Aujourd’hui implantée en Californie, l’application vous offre la possibilité de créer tout type de documents en ligne (tableur, traitement de texte, présentation…). Vos données sont automatiquement synchronisées avec le cloud ce qui vous permet d’y avoir accès depuis n’importe quel appareil fixe ou mobile. Contrairement à Google Docs, Zoho offre une interface intuitive et reste un des outils en ligne de rédaction les plus complets dans le domaine de la bureautique. Cette solution totalise plus de 40 applications à son actif et a déjà séduit 45 millions d’utilisateurs du monde entier, dont les français Renault, Sodexo et L’Oréal.

La plateforme de Zoho doc accompagne les entreprise dans l’amélioration et la pérennité de leurs activités. Le logiciel est accessible à tous et sait s’adapter aux besoins de chaque entreprise tout en offrant  de multiples avantages :

• Plateforme entièrement personnalisable;
• Logiciel disponible en plusieurs langues dont le français, l’anglais, l’allemand, l’espagnol et le portugais;
• Intégration de Google Apps;
• Synchronisation avec différentes messageries (Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook);
• Services disponibles via l’application mobile;
• Fonctionnalités interessantes (gestion des prospects, outils marketing, statistiques et prévisions d’activité…).

Zoho propose différentes formules qui s’adaptent aux besoins des entreprises :

• Standard : 12 € par utilisateur et par mois;
• Pro : 20 € par utilisateur et par mois;
• Entreprise : 35 € par utilisateur et par mois;
• Ultime : 100 € par utilisateur et par mois.

La dernière version de la suite Zoho Office, parue en février 2019, inclut une assistante virtuelle nommée Zia. Cette intelligence artificielle va détecter les erreurs grammaticales, analyser la lisibilité de votre texte, pour enfin vous suggérer de nouvelles tournures de style beaucoup plus adaptées. C’est l’idéal pour les rédacteurs web qui souhaitent gagner en fluidité rédactionnelle. Petit bémol : la langue, en effet seul l’anglais est actuellement pris en charge, le français étant encore en cours de développement d’après l’éditeur. A la fois accessible et complet, Zoho est donc un logiciel de gestion adapté pour n’importe quelle entreprise. Il est majoritairement utilisé par les TPE du fait de ses tarifs attractifs et de la simplicité de son utilisation.

Pour en savoir plus : Zoho Doc (https://www.zoho.com/fr/docs/)

4- Framapad : l’outil de prise de note collaborative libre de droit propulsée par Etherpad (gratuit)

Les pads sont des éditeurs de texte collaboratifs en ligne, majoritairement gratuits. Ils permettent de contribuer à plusieurs simultanément ou de manière asynchrone. Framapad est une solution logicielle libre distribuée sous licence Apache et propulsée par Etherpad. Frampad a pour objectif de fournir un éditeur de texte collaboratif en temps réel. En effet, à partir de Framapad.org vous pouvez créer un espace de travail multi-utilisateurs sous la forme d’un traitement de texte collaboratif et qui s’accompagnera d’une messagerie instantanée.

Chaque collaborateur est identifié par un code couleur et apparaît immédiatement dans les pads des autres utilisateurs. Les collaborateurs peuvent enrichir un document collectif. Chaque contribution est surlignée dans la couleur choisie par  son auteur. Il est possible de copier/coller des textes et des URL qui seront alors actifs en tant qu’hyper-liens vers les documents « source ». Les collaborateurs pourront également écrire et modifier le texte d’un autre auteur. Frampad ne necessite aucune inscription préalable. Néanmoins, pour profiter des fonctionnalités avancées de la solution, il faudra créer un compte pour son équipe.

Les principaux atouts du logiciel d’écriture collaborative Frampad depuis sa dernière mise à jour sont :

• Le nombre d’utilisateurs en simultané sur le pad passe de 16 à 40;
• L’importation et l’exportation du fichier pad est désormais possible en pdf, txt, html, doc, odf et LaTex;
• Possibilité de personnaliser la mise en forme du texte en ajoutant des titres et des sous-titres;
• Les framapads créés peuvent être consultés en mode lecture seule;
• Le pad peut être exporté dans un texte (via un code « embedded » / d’embarquement),
• Possibilité de collaborer sur un pad depuis un mobile ou une tablette.

Framapad ne remplace aucunement les outils collaboratifs en ligne comme Google Doc dont les fonctionnalités sont bien plus complexes. En effet, avec Frampad, il n’est pas possible d’insérer d’images ni de faire une mise en page complexe de son document.

Pour en savoir plus : Framapad (https://framapad.org/fr/)

5- Word Online : l’outil de rédaction en ligne à plusieurs auteurs (gratuit)

Microsoft Office a lui aussi surfé sur la tendance du cloud pour propulser Word Online, son célèbre logiciel de traitement de texte en ligne. Word online inclut à quelques détails prés, les même fonctionnalités que la version bureau. Pour bénéficier des services de la suite bureautique de Microsoft Office, il suffit de disposer d’une connexion Internet et d’un compte Microsoft (Hotmail, Live, Outlook, MSN, OneDrive, skype etc.). Ensuite, le principe est simple : les contributeurs travaillent depuis leur navigateur web habituel, les fichiers sont ensuite disponibles dans OneDrive, le service cloud de Microsoft. Voici quelques avantages que propose Word online :

• Gratuité;
• Accessible sans avoir à  créer un compte  si on possède un compte Skype;
• Capacités de stockage importantes sur OneDrive;
• Synchronisation des modifications avec le compte OneDrive instantanée;
• Utilisable de manière responsive que ce soit sur un écran tactile ou depuis un ordinateur;
• Gestion des droits de modification et des accès aux fichiers élaborée;
• Expérience utilisateur identique à la version logiciel.

Bien que les fonctionnalités proposées par l’extension Word Online soient moins avancées que sur la version bureau, elles ont l’avantage d’être gratuites. L’outil dispose d’une interface aussi claire et intuitive que son prédécesseur Microsoft Office et met l’accent sur le plan collaboratif. Word Online est accessible depuis Chrome, Firefox, Opera, Edge ou n’importe quel autre navigateur. Avec Word Online vous gagnerez en productivité.

Pour en savoir plus : Word Online

6- MediaWiki : le dispositif d’édition de contenu collectif (gratuit)

Wiki qui signifie “rapide” en hawaïen est en fait un site web collectif à travers lequel plusieurs participants peuvent collaborer pour créer des pages ou modifier des documents déjà existants depuis leur navigateur web. Le wiki est l’un des outils du web 2.0 les plus connus et répandus sur le marché mais aussi le plus ancien. En effet, le 1er wiki a vu le jour en 1995, inventé par Ward Cunningham. Wikimedia (commons.wikimedia.org/wiki/Accueil) est un moteur de wiki initialement conçu pour répondre aux besoins de la fameuse encyclopédie Wikipedia. Aujourd’hui Wikimedia est utilisé en tant que solution de gestion des connaissances mais aussi en tant que système de gestion de contenu. Voici ses principaux atouts :

• Gratuit et open source;
• Prise en main rapide;
• Outils très fiable qui totalise plusieurs centaines de millions d’utilisateurs;
• Sa capacité à gérer des millions de pages;
• Rédaction utilisant la syntaxe Wikitext (quelques balises HTML sont autorisées);
• La gestion des révisions par défaut;
• Les contributions sont immédiatement visibles;
• Possibilité d’attribuer des catégories ou espaces de noms;
• Suivi en temps réel des contributions (via email ou flux RSS);
• Rapidité d’écriture notamment  grâce à l’utilisation d’un langage de balisage simplifié;
• Gestion de modèles de pages ou de contenus;
• Logiciel pluri-langage et support de l’UTF-8;
• Intégration d’un moteur de recherche;
• Les images sont automatiquement redimensionnées.

Le wiki permet à des millions d’internautes de collaborer ensemble sur des projets et d’élaborer des documents structurés.

Pour en savoir plus : MediaWiki (https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/fr)

7- FidusWriter : le traitement de texte collaboratif académique en ligne dédié à l’enseignement supérieur

Cet outil est l’idéal si vous avez à rédiger un document dans lequel seront intégrés beaucoup de références bibliographiques, de citations et de notes. Cet éditeur de texte gratuit permet aux différents collaborateurs de construire un contenu hiérarchisé dans des formats différents tels que le journal – ebook – site internet… FidusWriter se distingue des autres traitements de texte grâce à son support de LaTeX. Il s’agit d’un système de composition qui sert à préparer des documents académique et à les formater. Comme expliqué précédemment, cet outil permet d’insérer entre autres, des citations, des notes, des formules mathématique. Il est également possible de générer des versions PDF des documents en texte clair. Cette solution logicielle collaborative offre une interface avec des fonctionnalités académiques.

C’est l’outil le plus adapté pour les universitaires qui doivent constamment rédiger des mémoires. Les contributeurs pourront collaborer sur un même document. Chacun auteur disposera de la version la plus récente du document. A l’image de Google Document,  Fidus Writer conserve les différentes versions d’un même document. Ainsi les auteurs pourront revenir à une version précédente autant de fois qu’ils le souhaitent. Vous l’aurez compris, Findus Writer est traitement de texte collaboratif en ligne très avantageux et prometteur pour le monde universitaire. L’outil encourage la productivité et la rédaction collaborative grâce à ses fonctions collaboratives implémentées et décomplexe l’écriture d’un texte académique. Il représente un véritable interêt pédagogique pour les enseignants notamment dans le cadre de suivis de travaux universitaires, de projets e mémoire réalisés par des jeunes chercheurs ou des étudiants.

Pour en savoir plus : FidusWriter (https://www.fiduswriter.org/)

8- Confluence : le logiciel SaaS pour la rédaction de contenu en équipe

Confluence est un des logiciels de wiki développé par la firme australienne Atlassian en 2004, la même qui a créée la suite Jira et Trello. Cet outil numérique de rédaction collaborative est doté de fonctionnalités très avancées. Il est écrit en Java et est compatible avec de nombreuses autres bases de données. Confluence propose des licences gratuites à destination les développeurs ou des organisations du secteur de l’enseignement. Le logiciel offre des fonctionnalités telles que la création de notes de réunion, de supports multimédia et dispose d’un moteur de recherche central qui permet de retrouver en un clic, une information dans ses documents. L’outil de rédaction collaborative en ligne propose également une version SaaS à utiliser sur ordinateur. Il également possible de l’exploiter sur smartphone ou tablette ou de l’installer sur son serveur. Confluence doit sa réputation aux multiples fonctionnalités efficaces qu’il propose :

• Diversité des modèles de pages de gestion de projet, de plans marketing, de comptes rendus et suivi de réunions, de pages de conseils sous forme de tuo;
• Affichage des feedbacks et commentaires des collaborateurs en temps réel;
• Implémentation d’un éditeur WYSIWYG (What you see is what you get ou ce que vous voyez est ce que vous obtenez) à l’image de celui de WP;
• Des plugins gratuits ou payants;
• Linking interne et externe;
• Centralisation de l’information;
• Connexion d’un annuaire LDAP possible;
• Possibilité d’importer des documents déjà existants au format Word;
• Espaces illimités;
• Intégration Jira.

Cependant Confluence n’est pas un logiciel de rédaction partagée libre et Open Source comme le sont Google Drive, WordPress ou encore Joomla. Il faut impérativement disposer d’une licence pour pouvoir l’utiliser. L’outil est payant et vous propose deux formules :

• Formule Server au prix de 10 $ (avec paiement unique) pour une capacité maximale de 10 utilisateurs,  un contrôle total sur l’environnement, la mise en place d’un serveur, une licence illimitée ainsi qu’un support technique gratuit pendant une année

• Formule Data Center au tarif de 12 000 $ pour une capacité maximale de 500 utilisateurs,  un ontrôle total sur l’environnement, des clusters actifs qui offre une très grande disponibilité, ma licence annuelle + support technique, récupération en cas d’urgence.

Quelque soit la formule que vous choisirez, vous pourrez profitez d’une période d’essai gratuite pour essayer le logiciel. L’interface de l’éditeur de Confluence est intuitive, facile à prendre en main et se présente comme un éditeur de texte classique. L’outil combine à la fois les fonctionnalités d’un wiki avec les fortes exigences de sécurité et de confidentialité exigées par les entreprises. Il répond parfaitement aux besoins des équipes de collaborateurs qui souhaitent capitaliser leur connaissance, hiérarchiser toutes les informations relatives à leurs projets avec une importante dimension collaborative.

Il existait des services comme TitanPad qui proposaient également ce type de service, mais celui-ci a été arrêté en 2016 par son créateur et n’est plus accessible.

Pour en savoir plus : Confluence (https://www.atlassian.com/fr/software/confluence)

Les outils de rédaction collaborative en ligne : la solution pour rédiger à plusieurs

L’écriture collaborative est un concept qui a révolutionné l’univers de l’éducation . Elle tire tout son sens lorsqu’un groupe de collaborateurs, géographiquement éloigné et ayant une deadline à respecter, vont se complémentariser en mettant chacun ses compétences au service des autres. Cette écriture intuitive qui est bien souvent peu maîtrisée, sera rendu aisée grâce aux divers outils que nous vous avons dressé dans notre article.

Les 8 solutions de rédaction collaborative que nous avons mentionné dans cet article apportent une vraie plus value à l’organisation du travail en entreprise tant elle permet de traiter des sujets de manière innovante. En plus d’impacter positivement le partage des connaissances, ces logiciels vont booster la productivité des équipes, leur motivation et leur créativité, leur capacité à résoudre des problèmes mais aussi, vont contribuer à plus d’interactivité et enfin consolider les liens entre les salariés. Fini la problématique des multi-fichiers, et des allers-retours incessants par email. Grâce à elles, vous pouvez répondre aux besoins collaboratifs en temps réel et vous gagnerez incontestablement en productivité.

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