Le séminaire d’entreprise est un événement professionnel relève du grand chelem.
En effet, la préparation d’un séminaire pour son entreprise n’est pas une mince affaire et apporte une forte dose de stress et d’imprévus. Lorsque l’on est mandaté par son supérieur hiérarchique pour organiser un séminaire pour son entreprise et que vous n’avez pas l’habitude d’organiser ce type d’événement, la mission est encore plus stressante. Pas de panique, nous allons vous donner toutes les étapes à suivre pour organiser votre séminaire d’entreprise avec succès.
Qu’est ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Un séminaire d’entreprise est un événement regroupant tout le personnel d’une société ou une partie dans un lieu en dehors de l’entreprise ou ils travaillent. Le séminaire d’entreprise n’a pas de durée fixe, en effet, elle peut se faire sur une journée à plusieurs jours selon le lieu. Pendant le séminaire d’entreprise, il est prévu des moments de détente mais également des moments d’échange sous forme de sessions de travail entre collaborateurs dans le but de régler une problématique (manque de cohésion) ou de travail sur un projet.
Comment bien organiser un séminaire d’entreprise ?
Pour réussir avec succès l’organisation de votre séminaire d’entreprise, voici quelques précieux conseils à suivre minutieusement.
Etape n°1 – Définir le thème et les objectifs du seminaire d’entreprise
Il est important de bien établir avec votre responsable les objectifs professionnels à atteindre. En effet, selon les demandes de votre responsable ou de votre direction, vous devez établir un cahier des charges, l’objet du séminaire (team bulding, réflexion sur une nouvelles stratégie, un nouveau projet, renforcer les équipes, etc…), le nombre de jours souhaités, la période souhaité, le budget alloué ainsi que les destinations souhaitées. Vous devez également savoir si le séminaire regroupe tous les collaborateurs ou seulement une certaine catégorie, les noms des collaborateurs conviés, si des intervenants internes ou externes doivent participer à cet événement. Vous devez aussi anticiper les besoins en termes de besoins d’équipement comme la mise à disposition de matériels (micro, rétroprojecteur etc..), de salle de réunion, de bureaux.
Etape n°2 – Mise en place d’un planning des tâches à effectuer (To Do List)
Une parfaite organisée est le mot d’ordre pour réussir l’organisation d’un séminaire et surtout ne rien oublier des tâches à effectuer. Un rétro planning sera également un atout clé pour vous guider dans l’organisation et devra comporter les informations importantes suivantes :
- Date de l’événement ou options de dates
- Le lieu choisi ou liste des lieux
- Nombre et noms des invités
- Choix des menues
- Choix des activités
- Dead Line inscriptions et relances
Etape n°3 – Trouver le lieu du séminaire pour votre entreprise
Le lieu du séminaire est très important, il doit refléter les objectifs de l’entreprise en termes de confort, d’emplacement, du nombre de participants ainsi qu’un large choix d’activités à disposition. Il est également important de bien tenir compte des besoins techniques pour choisir votre lieu (salles de réunion, équipement informatiques etc..). De plus, le lieu doit être facile d’accès afin que les prestataires ou les collaborateurs qui le souhaitent, puissent s’y rendre par leur propre moyen. Assurez-vous également que lieu du séminaire soit doté d’un large choix culinaires (régimes etc..) Si votre séminaire est basé uniquement sur une journée, il est recommandé de privilégier les lieux assez proches du lieu géographique de votre bureau afin d’optimiser le temps.
Etape n°4 – Recherche des activités et des prestataires.
Les activités durant le séminaire sont très importantes et primordiales. En effet, il est important d’être entouré de bons prestataires afin que votre événement soit un succès. Que ce soit le transporteur (société de transports des collaborateurs), la mise à disposition des hôtesses, le choix du traiteur, le DJ etc…tous ces prestataires doivent être choisis minutieusement afin de répondre aux exigences du Dirigeant.
Recenser les traiteurs qui correspondent à vos besoins, puis faites établir des devis et dégustations afin de choisir le meilleur traiteur.
La décoration est également un élément clé pour que votre séminaire fasse son effet. Habiller le lieu qui va accueillir tous les collaborateurs doit être cohérent avec le thème choisi du séminaire. Pour une décoration sur mesure, il est important de faire appel à un prestataire évènementiel qui mettra à disposition tous les équipements décoratifs comme les plantes, les lumières, les décorations florales.
Un séminaire d’entreprise sans un côté festif n’est pas un séminaire d’entreprise digne de ce nom, en effet, il est primordial que l’ambiance soit au rendez-vous. Que ce soit le DJ pour assurer une soirée ambiancée au goût de tous en passant par des animations photos pour immortaliser les moments ou même des artistes chanteurs, danseurs et pourquoi pas un magicien, ces prestations feront leurs effets pendant le déroulement de votre séminaire d’entreprise.